ВОВЕД
Овој Правилник се применува заедно со ПР 9-1 Правилникот за сертификација и надзор на системите за управување.
КРАТЕНКИ И ДЕФИНИЦИИ
- Организација со повеќе подружници – организација со седиште каде што се планираат, надгледуваат и се управува со активностите и со целокупната мрежа на локални канцеларии или подружници каде што таквите активности се спроведуваат делумно или во целост. Организацијата со повеќе подружници не е поединечен правен субјект, туку сите подружници се поврзани правно или со договор со седиштето и припаѓаат во заеднички систем за управување, воведен и надгледуван од страна на седиштето.
СЕРТИФИКАЦИЈА И НАДЗОР НА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВУВАЊЕ ВО ОРГАНИЗАЦИЈА СО ПОВЕЌЕ ПОДРУЖНИЦИ
Организацијата со повеќе подружници треба да ги исполнува следните услови:
- Производите/услугите коишто се обезбедуваат во подружниците мора да бидат од ист вид и да се произведуваат/даваат по исти методи и во согласност со исти постапки
- Организацијата којашто применува комбинирани процеси на различни локации треба да ги исполнува другите процеси во целост. Ако процесите на одделни локации не се исти, но постои поврзаност едни со други, проверката треба да се изврши врз сите поединечно.
- Системот за управување на организацијата треба да се управува централно со централен план и проверката се извршува централно (во седиштето). Сите подружници треба да бидат вклучени во програмата за интерни проверки и треба интерно да се проверат согласно таа програма пред почетокот на сертификацијата
- Седиштето го воспоставува системот според барањата на стандардот и целата органзиација мора да ги исполнува тие барања. Исто така, се почитува и релевантната законска регулатива
- Организацијата треба да покаже способност за собирање и анализирање на пдоатоците (вклучувајќи ги гореспоменатите) од подружниците, како и способност да иницира промени доколку е потребно. Тоа се однесува на:
- документацијата на системот и промени во системот
- преиспитувањето на раководството
- рекламациите
- корективните мерки
- планирањето на интерните проверки и применувањето на резултатите
- промени во животната средина и околината кои влијаат врз работата на организацијата
- промени во законската регулатива
Сертификационото тело мора да има изработено документирани постапки за изведување на проверки во организации со повеќе подружници. Таквите постапки го утврдуваат начинот на кој телото ќе може да потврди дека системот за управување со процесите и активностите во сите подружници е навистина спроведен на сите подружници. (7.1.1).
Сертификационото тело мора да води записи кои ги објаснуваат причините за примена на проверката и сертификацијата на организација со повеќе подружници – преглед на Пријава за сертификација, програма за проверка, пресметка на време за проверка, план за проверка итн.
Пријава за сертификација
Кога се процесира организација со повеќе подружници во Ф 9.1-1 Пријава за сертификација се наведуваат следните податоци:
- наведување на основни податоци за седиштето и за подружниците
- опис на сложеноста на опсегот на операциите на организацијата и разликите меѓу подружниците (со цел да се определи обемот на примерокот за проверка)
- информации за единицата која работи како седиште со која се склучува договорот
- подружниците кои треба да бидат вклучени во опсегот на сертификацијата и оние кои се исклучуваат
- исклучувања на подружниците кои немаат капацитет за управување со системот и не се соодветни за вклучување во опсегот на сертификацијата
План за проверка
При изведување на сертификациска проверка – фаза 1, тимот на проверувачи прибира информации за:
- потврдување на Планот за проверка
- план за фаза 2 за проверка за процеси кои мораат да се проверат во секоја подружница
- потврда за компетенциите на тимот на проверувачи кои ќе ја спроведат фаза 2
При изведување на сертификациска проверка – фаза 2, тимот на проверувачи прибира информации за:
- излезни податоци од сертификациската проверка со кои мора да се документираат проверените процеси на секоја проверувана подружница
- собирање на информации кои ќе се користат за изработка на планот за надзорна проверка
За вклучувањето на нови подружници во постоечкиот сертификат, сертификационото тело мора да спроведе проверка пред вклучувањето и да се вклучат во планот за надзорна и ресертификациска проверка.
Програмата за проверка мора да биде планирана на начин да обезбедува дека сите процеси опфатени со опсегот на сертификација ќе бидат проверени во текот на секој сертификациски циклус.
Спроведување на проверка
Во случај кога се вклучени повеќе тимови за проверка на различни подружници, мора да биде назначен еден водечки проверувач кој ќе биде одговорен за собирање и поврзување на наодите од проверките на сите тимови и составување на кумулативен извештај.
За време на проверката проверувачите треба да го оценат исполнување на барањата од точка 5.1 од страна на организацијата.
Проверувачите треба да проверат дали организацијата спроведува контрола над неусогласеностите (откриени при интерните проверки или од претходните проверки) за да одреди дали успешно го опфаќаат целиот систем, сите подружници или не.
Во случај неусогласеностите да се однесуваат на целиот систем, се препорачува корективните мерки да бидат преземени во седиштето како и на секоја подружница поодделно.
Неусогласености и сертификација
Во случај кога ќе се откријат неусогласености (при интерните или екстерните проверки) организацијата треба да ги испита дали тие влијаат врз целиот систем, делумно или само на подружницата. Ако влијаат врз целиот систем, се препорачува корективните мерки да се спроведат врз седиштето и врз сите други подружници.
Ако се откријат неусогласености во некоја од подружниците, се стопира доделувањето на сертификат на ниво на целата организација додека не се преземат корективни мерки и истите се покажат како успешно спроведени.
Доколку откриените неусогласености се во врска со неисполнување на барања од законската регулатива, веднаш треба да се информира проверуваната организација.
Не е можно организацијата да ги исклучи таквите „проблематични“ места од опсегот на сертификацијата за време на процесот на сертификација со цел да ги отстрани пречките кои произлегуваат од постоењето на неусогласености на некоја подружница.
Доделување на сертификат
Се издава еден сертификат на име и адреса на седиштето на организацијата. На сертификатот се наведува листа на сите подружници кои што се опфатени со сертификацијата или се издава како прилог на сертификатот. Опсегот на сертификацијата треба точно да назначи дека се однесува на организација со мрежа на подружници, дадени во прилог на друг документ.
Ако опсегот на сертификацијата на подружниците се додели како дел од целиот опсег на организацијата, неговата примена треба точно да биде дефинирана во сертификатот и во секој прилог. Доколку во опсегот се вклучени привремени подружници, тогаш на сертификациските документи за подружниците треба да биде наведено дека се од привремен карактер.
Сертификат може да се додели за секоја од подружниците опфатени во сертификацијата поединечно, а на сертификатот треба да се наведе дека опсегот на сертификација е ист како и на главниот сертификат или соодветно на дел од тој опсег. Треба да се наведат и активностите кои се изведуваат во таа подружница и правното лице кое е опфатено со сертификација, како и следливоста со главниот сертификат (пр.број) и изјава со која се потврдува дека важноста на сертификатот зависи од важноста на главниот сертификат.
Главниот сертификат се суспендира или се одзема ако седиштето или некоја од подружниците не ги исполнува критериумите потребни за одржување на сертификацијата.
Од организацијата се бара да информира доколку затвори некоја од подружниците. Не обезбедувањето на таква информација ќе се смета за повреда на сертификацијата. ИНТЕРЦЕРТ одржува Ф 8.3-1 Листа на сертифицирани организации врз основа на таквите информации.
Сите други одредби од ПР 9-1 Правилникот за сертификација и надзор на системите за управување се применуваат и врз процесот на сертификацијата и надзор на системите за управување на организација со повеќе подружници.
Записи
- Ф 8.3-1 Листа на сертифицирани организации
- Ф 9.1-1 Пријава за сертификација
Упатства
- ПР 9-1 Правилникот за сертификација и надзор на системите за управување.
- ПР 9-3 Правилник за времетраењето на работата на проверувачите
Друго
- IAF MD 1:2018 – ПРОВЕРКА И СЕРТИФИКАЦИЈА НА СИСТЕМИ ЗА УПРАВУВАЊЕ ВО ОРГАНИЗАЦИИ СО ПОВЕЌЕ ПОДРУЖНИЦИ
- IAF MD 5:2019 – ПРЕСМЕТКА НА ВРЕМЕТРАЕЊЕ НА ПРОВЕРКА
- IAF MD 11:2013 – ПРОВЕРКА НА ИНТЕГРИРАНИ СИСТЕМИ ЗА УПРАВУВАЊЕ
- IAF MD 22:2019 – ПРИМЕНА НА ISO/IEC 17021-1 ЗА СЕРТИФИКАЦИЈА НА СИСТЕМИ ЗА УПРАВУВАЊЕ СО ЗДРАВЈЕ И БЕЗБЕДНОСТ ПРИ РАБОТА
